A organização desempenha um papel fundamental tanto no trabalho quanto na vida pessoal, proporcionando uma rotina mais simples e produtiva. O uso de aplicativos de organização para planejar tarefas com antecedência pode ser uma ótima opção para gerenciar o tempo de forma eficiente e lidar com imprevistos de última hora.
Ao organizar o dia a dia, é possível identificar prioridades e dar mais atenção ao que realmente importa. No livro “Essencialismo”, do autor Greg Mckeown, no capítulo “Fluir”, é abordada a genialidade da rotina como uma ferramenta poderosa para remover obstáculos. Segundo Mckeown: “A rotina é uma das ferramentas mais poderosas para remover obstáculos. Sem ela, a atração das distrações não essenciais nos domina. […] Não teremos que gastar energia todo dia priorizando tudo. Gastaremos apenas um pouquinho de energia inicial para elaborar a rotina e depois bastará segui-la.”
Aproveitando essa abordagem, apresentaremos a seguir três opções de aplicativos gratuitos que auxiliam na organização de tarefas, contribuindo para uma rotina mais eficiente. Confira!
- Asana:
O Asana é um sistema de gestão de projetos, tarefas e equipes. Ele é fácil de usar e está disponível em vários dispositivos, como computador, tablet e celular. A versão gratuita oferece recursos básicos para uma vida mais organizada. Com o Asana, é possível escolher entre templates prontos ou criar projetos personalizados. Você pode vincular tarefas a projetos, agrupando as atividades relacionadas a um mesmo objetivo. Além disso, as tarefas também podem ser independentes, ideais para afazeres diários. O Asana oferece diferentes visualizações, como lista, calendário e quadro (formato Kanban), permitindo que você escolha a melhor forma de acompanhar suas tarefas. O status das tarefas, desde as atrasadas até as que serão concluídas, é facilmente visualizado. Ao concluir uma tarefa ou projeto, basta marcá-los como “concluídos”, e as informações são arquivadas, podendo ser consultadas ou reabertas posteriormente. - Notion:
O Notion é uma plataforma multifuncional para pessoas, equipes e empresas. Ele funciona como um caderno em branco repleto de possibilidades. Além de disponibilizar templates prontos, o Notion permite que você crie um espaço personalizado de acordo com suas necessidades. Ele não se limita apenas à gestão de tarefas, mas também pode ser utilizado como bloco de anotações, lista de desejos e até mesmo para criar sites e blogs. A proposta do Notion é unificar suas demandas em um único aplicativo, eliminando a necessidade de utilizar diferentes aplicativos de organização. Embora seja totalmente em inglês, o Notion é intuitivo e simples de usar, o que facilita a adaptação. Assim como o Asana, o Notion pode ser acessado em diversos dispositivos, seja no computador, tablet ou celular. - Trello:
O Trello também é um sistema de gestão de projetos que funciona em diversos dispositivos. Ele utiliza a metodologia Kanban, trabalhando com blocos ou quadros. Cada quadro representa um projeto ou tarefa independente, e eles são organizados em páginas. Você pode criar várias páginas e definir os projetos ou tarefas desejados em cada uma delas. O Trello oferece templates prontos e permite personalizações. Na versão gratuita, é possível visualizar projetos e tarefas em formato de lista e quadro, facilitando a organização. Embora não seja possível visualizar os quadros em um calendário, o Trello oferece filtros avançados para facilitar a visualização das tarefas conforme a data de entrega. Concluir projetos ou tarefas é simples, basta clicar em “concluir”, e as informações são armazenadas. Tarefas concluídas podem ser consultadas ou reabertas quando necessário.
Qual é o melhor aplicativo? Depende das preferências individuais, portanto, recomendamos testar as plataformas para descobrir aquela que mais se adequa às suas necessidades. Vale ressaltar que este artigo abordou apenas as funcionalidades das versões gratuitas dos aplicativos. Todas as três plataformas também possuem versões pagas que oferecem soluções adicionais para facilitar seu dia a dia. Além disso, mesmo na versão gratuita, os três aplicativos permitem trabalhos colaborativos, o que é útil tanto para atividades domésticas compartilhadas entre casais quanto para trabalhos em equipe.
Aproveite a leitura e, se tiver interesse em saber mais sobre organização e produtividade, confira como utilizar a técnica pomodoro para manter o foco e evitar a procrastinação.
